Drie voorwaarden

1. De opleidingsonderdelen mogen niet voorkomen in één van de opleidingsprogramma’s van de zendende instelling
2. De opleidingsonderdelen moeten als vervangend aanvaard worden door de zendende instelling. Wilt u buiten het programma aan de andere instelling opleidingsonderdelen volgen, dan moet u dit doen in het kader van een bijkomend creditcontract.
3. Het akkoord van zowel de zendende als de ontvangende instelling.

Aan de slag

Dien je aanvraag in bij het aanspreekpunt van de instelling waar je momenteel bent ingeschreven (=zendende instelling). Doe dit uiterlijk bij de start van het academiejaar (of 15 werkdagen vóór de start van het tweede semester voor die opleidingsonderdelen waarvoor nog geen aanvraag werd ingediend). Bent je ingeschreven na de start van het academiejaar, dan moet je uiterlijk 15 werkdagen na je inschrijving de aanvraag indienen.

Downloads

Het aanvraagformulier kan je via de onderstaande knop downloaden.

1. Aanmelding zendende instelling

Je dient de aanvraag in bij het aanspreekpunt van je eigen instelling (=zendende instelling), uiterlijk bij de start van het academiejaar (of 15 werkdagen vóór de start van het tweede semester voor die opleidingsonderdelen waarvoor nog geen aanvraag werd ingediend).

Ben je ingeschreven na de start van het academiejaar, dan moet je uiterlijk 15 werkdagen na je inschrijving de aanvraag indienen. Let wel: na 1 november (eerste semester) en 1 februari (tweede semester) worden geenaanvragen meer behandeld!

Bij de aanmelding in je eigen instelling moet je de studiefiche(s) van het (de) betreffende opleidingsonderdeel (-elen) die je aan een andere AUGent-instelling wil volgen aan het

aanspreekpunt voorleggen. Op die manier kan het aanspreekpunt nagaan of het opleidingsonderdeel in je curriculum kan ingepast worden.

Binnen de 15 werkdagen ontvang je een bericht van het aanspreekpunt over de goed- of afkeuring. Bij goedkeuring haal je het door de vertegenwoordiger van je eigen instelling ondertekende en gestempelde aanvraagformulier terug op bij het aanspreekpunt.

2. Aanmelding ontvangende instelling

Aansluitend dien je het door de zendende instelling getekende aanvraagformulier in bij het aanspreekpunt van de ontvangende instelling (zie lijst). Naast het aanvraagformulier leg jeook hier de studiefiche(s) van het (de) te volgen opleidingsonderdeel (-elen) voor.

Uiterlijk 15 werkdagen na indiening bij de ontvangende instelling, ontvang je een bericht van het aanspreekpunt van de ontvangende instelling over de goed/afkeuring.

Bij goedkeuring haal je het gehandtekende aanvraagformulier terug op bij het aanspreekpunt van de ontvangende instelling. Hij/zij zal je informatie geven over je inschrijving als gaststudent aan de ontvangende instelling.

3. Registratie aan ontvangende instelling

Bij goedkeuring registreer je je aansluitend als gaststudent aan de ontvangende instelling,

met vastlegging van het (de) opleidingsonderdeel(-elen) die je zal volgen.

4. Verplichte opvolging aan de eigen instelling

Aansluitend bezorg je een kopie van de door beide instellingen goedgekeurde aanvraag aan het aanspreekpunt van je eigen instelling. Opgelet: bij nalatigheid op dit punt vervalt de goedkeuring!

5. Uitschrijven opleidingsonderdeel (-elen)

Met gegronde reden kan je je terug uitschrijven voor (een) eerder gekozen opleidingsonderdeel (-elen) aan een AUGent-instelling. In dat geval moet je je onmiddellijk en in eerste instantie wenden tot het aanspreekpunt van je eigen (zendende) én ontvangende instelling. Bij uitschrijving van een opleidingsonderdeel aan de Universiteit Gent of de Arteveldehogeschool zal het aanspreekpunt je indien nodig doorverwijzen naar de centrale studentenadministratie. Let wel: uitschrijven dient te gebeuren uiterlijk op 16 november (eerste semester) en op 1 maart (tweede semester), dit conform het onderwijs-en examenreglement van de AUGent-instellingen. Meer informatie over deze data en eventuele consequenties vind je terug in het onderwijs- en examenreglement van je instelling.

6. Creditbewijs Registratie aan ontvangende instelling

Bij overlapping examendata moet je je wenden tot het aanspreekpunt van je eigen instelling. De contactpersoon zal in overleg met het aanspreekpunt van de gastinstelling (= ontvangende instelling) naar een geschikte oplossing zoeken.

7. Creditbewijs

Indien je na afloop een creditbewijs wenst van het (de) opleidingsonderdeel (-elen) die je aan de partnerinstelling hebt gevolgd, dan dien je dit expliciet aan te vragen bij je eigen instelling (zendende instelling). Je ontvangt in dat geval een creditbewijs met de titel van het opleidingsonderdeel, gevolgd door een transcript of records, opgemaakt door de ontvangende instelling. Bij dit transcript of records zal de ECTS-fiche van het (de) betreffende opleidingsonderdeel (-elen) gevoegd worden.

8. Overlappende examendata

De beslissing van de instelling is bindend: bij een negatieve beslissing over het volgen van opleidingsonderdelen moet de instelling dit motiveren, maar kan je als student niet in beroep gaan. De instelling behoudt zich ook het recht voor om studenten te weigeren op grond van praktische redenen: grootte van de groepen, vakoverschrijdende opdrachten,…

Indien de timing van 15 werkdagen dossierbehandeling door de aanspreekpunten niet wordt gerespecteerd, dienen deze een gegronde motivatie hiervoor te geven. In geval je degegronde reden betwist, kan je je tot de ombudsdienst van de betrokken (zendende ofontvangende) instelling wenden.

Actie

Wat moet er gebeuren?

Wie?

Wie is betrokken bij deze actie?

Timing

Wanneer moet je actie ondernemen?

1. Aanvraag indienen en studiefiche voorleggen

Jij initieert dit. Jij neemt het initiatief

Bij de aanvang van het academiejaar of 15 dagen voor de start van het tweede semester

2. Behandeling van de ingediende vragen en advies meedelen aan studenten

De aanspreekpunten uit de zendende instelling

Bij de aanvang van het academiejaar of 15 dagen voor de start van het tweede semester

3. Goedgekeurde aanvraag ophalen en indienen bij de ontvangende instelling

Aansluitend

4. Behandelen aanvragen na goedkeuring zendende instelling en meedelen van het advies aan de student.

De aanspreekpunten van de ontvangende instelling

15 werkdagen

5. Ophalen van de de goedgekeurde aanvraag en registratie als gaststudent aan de de ontvangende instelling.

Jij initieert dit. Jij neemt het initiatief

Aansluitend

6. Kopie bezorgen van het door beide instellingen gehandtekende aanvraagformulier aan het aanspreekpunt van de zendende instelling.

Jij initieert dit. Jij neemt het initiatief

Aansluitend. Zoniet vervalt de goedkeuring.

7. Doorsturen examencijfer(s) naar de zendende instelling

De aanspreekpunten van de ontvangende instelling volgen dit op.

Zo snel mogelijk na registratie van het examencijfer.